E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Händler wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen in Kraft. Diese neue Regelung soll den Umsatzsteuerbetrug eindämmen und die Effizienz der Steuererhebung erhöhen. Wir informieren, was für Euch relevant ist.

Hintergrund der Regelung

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist Teil einer umfassenden Initiative zur Modernisierung der Umsatzsteuererhebung in Deutschland. Ziel ist es, die Mehrwertsteuerlücke zu schließen, die durch Betrug und Fehler entsteht. Die elektronische Rechnungsstellung bietet eine präzisere und transparentere Methode der Dokumentation und Nachverfolgung von Geschäftsvorgängen, was letztlich zu einer effizienteren Steuerverwaltung beiträgt.

Anforderungen an die E-Rechnung

Unternehmen müssen elektronische Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN 16931 ausstellen. In Deutschland bedeutet dies die Nutzung der Formate ZUGFeRD 2.x oder XRechnung. Diese Formate sind darauf ausgelegt, die Integration in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme zu erleichtern, wodurch der Übergang zur E-Rechnung reibungsloser gestaltet werden soll. Das Format ist dabei ein sogn. XML Format, das maschinenlesbar ist. Menschen können damit wenig anfangen.

Es gibt Übergangsregelungen, die Unternehmen eine gewisse Flexibilität einräumen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Papierrechnungen weiterhin verwendet werden, jedoch ist eine schrittweise Anpassung an die elektronischen Formate dringend empfohlen, um sich rechtzeitig auf die endgültige Umstellung vorzubereiten.

Unterschied ZUGFeRD und XRechnung

Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Standards liegt in der Darstellungsweise: ZUGFeRD kombiniert strukturierte Daten mit einem visuellen PDF, während XRechnung ausschließlich auf strukturierte Daten setzt. Die Wahl zwischen den beiden Standards hängt von den individuellen Bedürfnissen und Prozessen Ihres Unternehmens ab.

Es gibt aber auch Reader, die eine XRechnung auch menschenlesbar machen. Infos dazu findet ihr hier.

Ausnahmen und Sonderregelungen

Nicht alle Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht betroffen. Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Betrag von 250 Euro) und Rechnungen für Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen. Diese Ausnahmen sollen sicherstellen, dass der Verwaltungsaufwand für Unternehmen in diesen speziellen Fällen gering bleibt.

Vorteile der E-Rechnung

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung von Rechnungen reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen.
• Kosteneinsparungen: Reduzierung von Druck- und Versandkosten.
• Schnellere Zahlungsabwicklung: Durch die elektronische Übermittlung können Rechnungen schneller bearbeitet und bezahlt werden.
• Umweltschutz: Verringerung des Papierverbrauchs und damit ein Beitrag zur Nachhaltigkeit.

Das müsst ihr nun tun:

Unternehmen sollten bereits jetzt mit den Vorbereitungen für die Umstellung auf elektronische Rechnungen beginnen. Dies umfasst die Überprüfung der bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systeme auf Kompatibilität mit den geforderten Formaten.
Dann sollte die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit elektronischen Rechnungen und den neuen Prozessen erfolgen, denn das ist ein wichtiger Erfolgsfaktor
Vergesst aber nicht die Anpassung der internen Prozesse zur Rechnungsstellung und -bearbeitung an die neuen Anforderungen.

Da die Aufbewahrungspflicht der von 10 Jahren besteht (das XML Format ist dann das Original), sollte man prüfen, ob man nicht ein digitales Dokumentenmanagement einführt. Das hat den Nebeneffekt, das man auf Dauer noch weitere Vorteile generiert.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 stellt eine bedeutende Veränderung für den B2B-Handel in Deutschland dar. Ihr solltet die verbleibende Zeit nutzen, um sich umfassend auf die Umstellung vorzubereiten und die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu nutzen. Durch frühzeitige Anpassung können Unternehmen nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllen, sondern auch von den zahlreichen Vorteilen der Digitalisierung profitieren.

Für weitere Informationen und detaillierte Anleitungen empfehlen wir, Euch mit der IHK Eures Kammerbezirkes in Verbindung zu setzen. Sie helfen Euch gern weiter.