Führung damals und heute: Mit agilen Methoden erfolgreich Projekte steuern (4/5)

Mit agilen Methoden Projekte zu steuern hat die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen heute arbeiten. Besonders in der Handelsbranche, wo Flexibilität und schnelles Handeln entscheidend sind, ermöglichen agile Methoden eine dynamische und effiziente Zusammenarbeit. Doch was genau sind agile Methoden, und warum sind sie so erfolgreich? In diesem Artikel beleuchten wir, wie sie sich von klassischen Ansätzen unterscheiden, welche Tools du benötigst und welche Herausforderungen dabei auftreten können.

Was sind agile Methoden und warum sind sie so beliebt?

Agile Methoden sind ein Ansatz des Projektmanagements, der auf Flexibilität, schnelles Feedback und iterative Prozesse setzt. Anders als klassische Methoden, wie das Wasserfall-Modell, bei dem die Planung und Umsetzung strikt nacheinander erfolgen, arbeiten agile Teams in kurzen, wiederkehrenden Zyklen – sogenannten Sprints. Dabei wird regelmäßig geprüft, ob das Projekt auf Kurs ist, und es gibt die Möglichkeit, jederzeit Anpassungen vorzunehmen.

Diese Flexibilität ist besonders in der Handelsbranche von Vorteil, wo Marktveränderungen schnell zu neuen Anforderungen führen können. Agile Methoden erlauben es, sofort auf Kundenfeedback oder neue Trends zu reagieren, was die Time-to-Market verkürzt und Projekte effizienter macht. Insgesamt gibt es verschiedene Ansätze, um Projekte mit agilen Methoden zu steuern, wie Scrum, Kanban oder die Lean-Methode, die Unternehmen je nach Bedarf flexibel anwenden können.

Die wichtigsten agilen Methoden im Überblick

1. Scrum ist eine der bekanntesten agilen Methoden. Hierbei wird ein Projekt in kleinere Einheiten (Sprints) aufgeteilt, die in der Regel zwei bis vier Wochen dauern. Nach jedem Sprint gibt es eine „Review“, in der das Team das Ergebnis begutachtet und bei Bedarf Anpassungen vornimmt. Die Verantwortung liegt bei einem „Scrum Master“, der den Prozess moderiert, und einem „Product Owner“, der die Anforderungen definiert. Diese Methode ist besonders effektiv, um komplexe Projekte in kleinen, überschaubaren Schritten voranzutreiben.
   

   Bild: Eden Constantino/unsplash

2. Kanban ist eine agile Methode, die auf Transparenz und stetigen Arbeitsfluss setzt. Zentrales Element ist das Kanban-Board, auf dem Aufgaben in verschiedenen Phasen visualisiert werden – typischerweise von „Zu erledigen“ über „In Bearbeitung“ bis „Abgeschlossen“. Teams arbeiten mit WIP-Limits (Work in Progress), die die Anzahl gleichzeitig bearbeiteter Aufgaben begrenzen, um Überlastung zu vermeiden und Engpässe frühzeitig zu erkennen. Diese Methode ist besonders für kontinuierliche Prozesse geeignet, wie in der Logistik oder im Kundenservice.
3. Die Lean-Methode zielt darauf ab, Verschwendung in jeglicher Form zu vermeiden und die Effizienz zu maximieren. Der Fokus liegt darauf, nur die Aktivitäten beizubehalten, die einen direkten Mehrwert für die Kund*innen schaffen. Alles, was überflüssig ist – sei es zu lange Wartezeiten, unnötige Schritte oder überfüllte Lager – wird reduziert. Ein Schlüsselelement von Lean ist das Pull-System: Produkte werden nur dann produziert oder nachbestellt, wenn eine konkrete Nachfrage besteht. Dies sorgt für geringere Lagerkosten und eine schnellere Reaktion auf Kundenwünsche.

Vorteile agiler Methoden

Der größte Vorteil agiler Methoden liegt in ihrer Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Unternehmen in der Handelsbranche stehen häufig unter dem Druck, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren. Agilität ermöglicht es, Projekte dynamisch zu steuern und jederzeit Änderungen vorzunehmen – ohne das gesamte Projekt neu aufsetzen zu müssen. Dadurch wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Zusammenarbeit im Team verbessert, da der Fokus auf Transparenz und regelmäßiger Kommunikation liegt.

Ein weiterer Vorteil: Agile Methoden bieten eine höhere Kundenorientierung. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Kundinnen oder dem Feedback aus dem Markt können Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen schneller anpassen und verbessern.

Sind agile Methoden die Lösung für alles? –  Ein Blick auf die Herausforderungen

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch Herausforderungen bei der Implementierung agiler Methoden:

• Überforderung durch ständige Anpassungen: Nicht alle Mitarbeitenden sind auf den schnellen Wechsel und die kontinuierlichen Veränderungen vorbereitet. Besonders in traditionellen Unternehmen kann es vorkommen, dass der agile Ansatz zu Unsicherheiten oder Überforderungen führt. Es braucht ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Selbstorganisation, was nicht jedem Teammitglied liegt. In unserem letzten Artikel (siehe unten) haben wir dieses Thema genauer beleuchtet.
• Zu viele Sprints, zu wenig Ergebnisse: Manchmal besteht die Gefahr, dass man sich in den kurzen Sprints verliert und das große Ganze aus den Augen verliert. Es kann passieren, dass Teams sich auf kurzfristige Ergebnisse fokussieren und langfristige Ziele vernachlässigen. Hier ist es wichtig, dass Führungskräfte den Überblick behalten und regelmäßig prüfen, ob die übergeordneten Ziele noch im Fokus stehen.
• Fehlende Disziplin bei der Umsetzung: Agilität erfordert ein hohes Maß an Disziplin, besonders wenn es um die Einhaltung der definierten Prozesse geht. Wenn Teams sich nicht an die Regeln von Scrum oder Kanban halten, kann es schnell chaotisch werden. Tchibo hat beispielsweise erkannt, dass ein agiler Ansatz nur funktioniert, wenn klare Leitplanken und regelmäßige Überprüfungen stattfinden.
• Agile Methoden sind nicht für jedes Unternehmen geeignet: Agilität funktioniert besonders gut in Umgebungen, die schnelllebig und innovationsgetrieben sind. In Unternehmen, in denen Stabilität und langwierige Projekte im Vordergrund stehen, können agile Methoden hingegen ineffizient wirken. Deshalb ist es wichtig, vorab zu prüfen, ob der agile Ansatz zum Geschäftsmodell und den Anforderungen des eigenen Unternehmens passt.

Welche Tools und Prozesse unterstützen agile Teams?

Agile Methoden benötigen die richtigen Tools, um effektiv umgesetzt zu werden. Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana sind besonders nützlich, um Scrum- oder Kanban-Prozesse zu visualisieren und den Überblick über den Fortschritt zu behalten. Kommunikationstools wie Slack oder Microsoft Teams erleichtern die tägliche Kommunikation in agilen Teams, vor allem in Zeiten von Remote Work. Eine offene und schnelle Kommunikation ist essenziell, um Engpässe oder Probleme sofort zu erkennen und zu beheben. Die Allrounder-Tools Miro und Mural ermöglichen es, nach jedem Sprint oder Projektabschnitt strukturiertes Feedback zu sammeln und den Verbesserungsprozess zu steuern.

Fazit: Agilität erfordert Anpassung, aber lohnt sich langfristig

Unternehmen, die ihre Projekte mit agilen Methoden steuern, haben das Potenzial, langfristig von der Flexibilität und Effizienz dieser Ansätze zu profitieren – besonders in der schnelllebigen Handelsbranche. Doch es braucht klare Strukturen, disziplinierte Umsetzung und die Bereitschaft, sich auf eine kontinuierliche Weiterentwicklung einzulassen. Nicht jedes Team ist sofort für diese Arbeitsweise geeignet, doch mit den richtigen Tools, regelmäßiger Kommunikation und einer offenen Fehlerkultur kann Agilität zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor werden.

Die Artikelserie:

• Führung damals und heute: Vom autoritären Chef zur agilen Führungskraft (1/5)
• Führung damals und heute: Wie offene Kommunikation und Transparenz Führung verändern (2/5)
• Führung damals und heute: Eigenverantwortung von Teams fördern (3/5)
• Führung damals und heute: Mit agilen Methoden erfolgreich Projekte steuern (4/5)
• Führung damals und heute: Emotionale Intelligenz als Führungskompetenz der Zukunft (5/5)

Über die Autorin: Giulia Schmitz ist Wirtschaftspsychologin und Co-Founderin von workminds. Sie unterstützt und begleitet Unternehmen auf ihrem Weg zu Zukunftsfähigkeit, mit Fokus auf die Themen New Work und Organisationsentwicklung. Dabei betont sie die Bedeutung einer organisationsweiten Kultur, die auf gemeinsam gelebten Werten basiert.