Schluss mit der Zettelwirtschaft – auf zum papierlosen Büro durch digitales Dokumentenmanagement

Wer kennt es nicht: Regale mit unzähligen Aktenordnern, auf den Schreibtischen -zig Ablagen mit verschiedenen Briefen. Das Schlimmste: Es braucht auch noch viel Zeit, etwas zu finden! Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, sich über ein digitales Dokumentenmanagement nachzudenken.

Papier-Tsunamis müssen nicht mehr sein

Zahlreiche Regeln und Vorschriften sorgen dafür, dass wir viele Dokumente mit Aufbewahrungsfristen bis zu 10 Jahren vorhalten müssen. Handelt es sich dabei um personenbezogene Daten, kommt auch noch ein datenschutzrechtlicher Aspekt hinzu. Jenseits der Pflichtaufbewahrung kommen aber auch noch weitere Bedarfe dazu: Gebrauchsanweisungen, Verträge oder wichtige Post sind wichtige Dokumente, auf die man schnell Zugriff haben will. Das führt schnell zu einer Riesen-Ansammlung von Aktenordnern mit dem größten Nachteil, die diese Aufbewahrungsart mit sich bringt: Man muss die gewünschten Dokumente erst einmal suchen, und das kann dauern.

Der Sicherheitsfaktor wir unterschätzt

Neben dem Platz und dem Zeitaufwand haben die Aktenordner noch einen anderen Nachteil: Feuer oder Wasser kann ein Archiv unwiederbringlich zerstören. Ebenso können andere Naturgewalten wie Erdbeben etc. böse Auswirkungen auf den Archivbestend haben.

Man sieht also, dass es gute Gründe für ein digitales Dokumentenmanagement gibt:

• Man hat kein Archiv mehr
• Die Suchzeiten verkürzen sich dramatisch
• Die Sicherheit steigt
• Der Datenschutz ist besonders berücksichtigt

Was sind die Elemente eines Dokumentenmanagement Systems?

Grundsätzlich hört sich der Begriff Dokumentenmanagement erst einmal nach viel Technik an. Wenn man aber dem Grundsatz „Start Small, but Start“ folgt, ist die Anfangsinvestition nicht besonders groß. Hier ein Überblick über die Komponenten, die sich in vielen Projekten von uns bewährt haben:

• Ein Dokumentenmanagementsystem: Wir empfehlen unbedingt ein cloudbasiertes System, das entsprechend ausbaufähig ist. Dabei ist aber unbedingt Fokus auf einen europäischen Anbieter zu legen denn, seit dem Aufkündigen des Safe Harbour Abkommens durch den EuGH sind amerikanische Lösungen schlichtweg illegal, sobald personenbezogene Daten dort gespeichert werden. Wir haben sehr gute Erfahrungen mit der Firma Iquadrat gemacht, deren Lösung mit geringen monatlichen Kosten (rund 60 €) als Software as a Service zur Verfügung steht.
• Einen Systemintegrator: Um die Basisfunktionen zu konfigurieren, braucht man Unterstützung. Diese Arbeit wird nur einmal gemacht und sollte von geschulten Leuten in einer Woche erledigt sein.
• Einen leistungsfähigen Scanner: Wir haben gute Erfahrungen mit den Geräten von Fujitsu (z.B. Scansnap IX 600) gemacht, die mit ca. 500 € gehandelt werden.
• Einen guten Steuerberater, der sich mit digitalen Prozessen und Schnittstellen auskennt. Dieser ist Gold wert, denn er kann nicht nur die digitale Anbindung an DatevConnect unterstützen, sondern durch Standardisierung der Prozesse sogar dafür sorgen, dass die originalen Dokumente vernichtet werden können.

In einem durchgeführten Beispielprojekt mit einem Sanitätshaus (4 Filialen) konnte allein nur durch die digitale Unterstützung des Rechnungsprüfungsprozesses 350 Stunden Zeit pro Jahr eingespart werden!

So geht man in einem Dokumentenmanagement Projekt vor

• Zuerst analysiert und visualisiert man seine aktuellen Prozesse. Je genauer, desto besser.
• Mit dem Systemintegrator bespricht man dann die ersten Schritte, die umgesetzt werden. Ganz wichtig: Langsam vorgehen, mehr dazu aber später.
• An diesem Punkt bereits den Steuerberater mit einbeziehen. Nur er weiß, was man tun muss, um am Besten mit ihm zusammen zu arbeiten.
• Anschließend sucht man sich die für den Anwendungszweck passende Software und Hardware Lösung.
• Dann integriert man den ersten (am Besten Mini-) Prozess. Die behutsame Vorgehensweise zahlt sich später aus.

Die Menschen sind der Schlüssel zum Erfolg

Es gibt nur wenig Digitalisierungsprojekte, die den Arbeitsablauf des Personals so verändern wie die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements. Wer jahrelang in Ordner gestöbert und in Papier geblättert hat, tut sich sehr schwer, die Informationen über ein digitales Medium zu erhalten. Ich habe viele Projekte in dem Bereich sterben sehen, weil die Menschen nicht mitgenommen wurden.